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RFID Magazine - Nos podría hacer una breve explicación de la empresa BC Biocon
Miguel García - BC Biocon se fundó en el año 1994. Se ha especializado en aplicaciones informáticas vinculadas al sector sanitario. El origen de la empresa fue el desarrollo de un HIS (sistema de gestión hospitalaria) para la sanidad pública y privada. Este HIS se concluyó sobre el año 96 y a partir de ahí tuvo varias implantaciones. El producto insigne de la empresa en esa línea de trabajo es el sistema informático que está implantado en el Hospital de la Ribera en Alzira, Valencia. Desde el año 99 en ese hospital está en explotación nuestro sistema de Historia Clínica Informatizada SIAS.
A partir del 2001 vimos la necesidad de empezar a desarrollar aplicaciones para el entorno Web, surgiendo una segunda línea de trabajo. Se trata de aplicaciones de gestión, informatización de procesos y e-learning. Ya en el 2002, decidimos crear una tercera línea que es la actual división de comunicación y RF. En esa división confluyen hoy varios productos.
Hace cosa de dos años empezamos a involucrarnos en la radiofrecuencia. La división de comunicaciones se hizo cargo del trabajo de RFID, tanto para el suministro de hardware como en el desarrollo de aplicaciones.
RFID Magazine - ¿Por qué entraron en las soluciones RFID?
M.G - El tema de la radiofrecuencia era algo que seguíamos desde hacia algún tiempo, pero considerábamos que la tecnología y las limitaciones administrativas para su uso no estaban aun maduras. Hace aproximadamente dos años el Grupo MBA nos pidió que tratásemos de encontrarle una solución al tema de la trazabilidad de los productos que ellos comercializan a lo largo de toda su red. Ese fue nuestro inicio: desde BC Biocon estamos desarrollando el proyecto de gestión y control de trazabilidad de MBA basándonos en tecnología RFID.
MBA Grupo es una empresa española integrada por 28 compañías radicadas en España, Italia y Portugal. MBA tiene como objeto la distribución en exclusiva de productos médicos e implantes. La red de distribución de MBA garantiza diariamente desde su sede central en Asturias el suministro del material solicitado por la red de hospitales. Su actividad acarrea un proceso logístico complejo que demanda exactitud y precisión dada la naturaleza de los productos.
RFID Magazine - Para definir la viabilidad del proyecto, ¿han realizado algún tipo de pruebas piloto?
M.G - Cuando MBA nos transmitió su necesidad de mejorar la solución existente para la trazabilidad de sus productos, nos pareció que era el momento para ensayar un esquema utilizando la RFID. Como somos business partners de IBM decidimos que ellos se hiciesen responsables de la prueba de concepto para evaluar si la RFID podía constituir una solución para lo que estaban buscando y participamos en la ejecución de dicha prueba.
El resultado fue positivo. A partir de esta conclusión, preparamos una parte del personal para que se hiciese cargo del desarrollo de la aplicación. En primer lugar nos dirigimos a Intermec, que nos facilitó la compra de un kit de desarrollo. Más tarde consideramos que era importante no contar con una única tecnología y compramos el lector de Feig Electronic en la banda UHF y el de Alien Technology.
Empezamos el desarrollo de la aplicación en MBA y abrimos otras líneas de soluciones a partir de esa tecnología. Nos dimos cuenta de que también necesitábamos tener un respaldo en la línea de HF y se hizo una inversión en ese sentido. Por necesidad de las aplicaciones de perfil sanitario con aplicación de la RFID, decidimos también involucrarnos en la RFID activa.
El proyecto de MBA nos enseñó qué se puede hacer con la RFID y nos preparamos para crear, a partir de esta tecnología, una nueva línea de negocio. En la práctica, el proyecto de MBA es de trazabilidad y logística pero a partir del conocimiento que tenemos de los procesos sanitarios entendimos que podíamos desarrollar aplicaciones con esta tecnología para el sector sanitario dando lugar a aplicaciones vinculadas al seguimiento de pacientes, control de activos, suministros de fármacos, etc.
RFID Magazine - ¿Por qué un sector como las prótesis médicas opta por las posibilidades de la RFID?
M.G - Existe un Real Decreto que establece que las empresas que se dedican a la distribución de este tipo de material están obligadas a cumplir una trazabilidad desde que el producto entra al país hasta que está colocado en un paciente.
Este Real Decreto establece además una serie de regulaciones en cuanto a los tiempos, términos, etc. en que esta trazabilidad debe realizarse. Esta necesidad se origina con la posibilidad de que un implante se reciba con algún problema de esterilización y se tenga que responder a Sanidad en un plazo determinado sobre dónde se encuentran el resto de los productos de ese número de lote, si ya hay algunos implantados en pacientes, en qué hospital se colocaron, en qué fecha e incluso hasta el numero de HC del paciente que lo recibió. La normativa es bastante exigente aunque hoy en día resulta prácticamente nula la posibilidad de que eso pase.
Mantener un control sobre todo el ciclo de vida del producto depende de la voluntad de todas las personas que forman parte de cada segmento del circuito. Hay que tener en cuenta que MBA está presente en toda la red hospitalaria del país, y su presencia tiene como una de sus opciones dejar el material en depósito. Este volumen de mercancía representa una cifra muy alta y controlarla adecuadamente es muy importante.
RFID Magazine - Respecto al proyecto concreto de MBA, ¿qué ha llevado a esta empresa a apostar por la RFID?
M.G - En primer lugar mantener una actualización tecnológica en todos sus procesos porque eso redundará en la calidad de sus servicios. En segundo lugar, porque se considera una tecnología mucho más fiable que si se dependiera del código de barras a la hora de establecer ese control; y por último, porque durante todo el proceso de expedición, salidas y entradas de mercancía de almacén, etc. se elimina cualquier posibilidad de error y se mejora su eficiencia en cuanto a tiempos.
Financieramente, y no menos importante, está el control sobre las caducidades de los productos. Si se sabe exactamente qué se tiene en cada sitio y cual es su fecha de caducidad, se está en mejores condiciones de hacer rotar esos productos antes de su vencimiento, lo cual representa de por sí otro valor añadido de la aplicación.
RFID Magazine - ¿Cómo han planteado el proyecto?
M.G - El desarrollo del proyecto se está llevando a cabo en 3 grandes etapas:
En primer lugar, la realización de la prueba de concepto, que permitió asegurar la viabilidad del uso de la tecnología para la gran variedad de componentes, materiales y embalajes que integran las 48 familias de productos, 5.700 referencias y más de 300.000 artículos. Para demostrar que “todo se podía leer” se hizo un muestrario de toda la tipificación de los productos y se obtuvieron las series estadísticas que demostraban su frecuencia de lectura.
La segunda fase es en la que se encuentra actualmente el proyecto. Se trata de la implementación tecnológica en el almacén central en Asturias que se inició con la recodificación de los productos, unos 150.000 artículos en existencia. En ese punto, la decisión más importante fue cómo codificar el artículo. Se optó porque el tag registrara todos los datos necesarios.
Se ha empezado a sustituir la etiqueta con código de barras por etiquetas pasivas RFID UHF EPC Gen2 con 512bits de memoria de UPM Raflatac. Se ha escogido este tag porque la codificación que se hace de cada producto incluye su referencia interna, número de lote, fecha de caducidad, numero de serie y unidades por embase, para lo cual 96 bits no son suficientes. A continuación, se procederá a la validación de los pedidos y expedición de los productos a través de dos arcos de lectura con sus respectivas cintas transportadoras.
Otra cosa que hicimos fue utilizar otra ventaja que tiene la radiofrecuencia. Dos productos iguales que tengan el mismo número de lote y que tengan la misma fecha de caducidad, tendrían exactamente el mismo código de barras. Con las posibilidades de la RFID, agregamos un consecutivo. Así, se puede saber dónde se encuentra cada uno identificándolos inequívocamente.
Aunque esta segunda fase considera también la implantación del sistema en varias empresas de la zona norte de España para validar todo el proceso, la tercera fase será la habilitación de los almacenes de las 23 empresas restantes y sus respectivas delegaciones con mesas RFID diseñadas para la recepción y entrega de mercancía, validación de los pedidos al cliente final y lectura automática de los números de serie, lote y caducidad así como el empleo de dispositivos móviles de lectura RFID para el control y gestión de los depósitos en consigna del material en poder de los hospitales.
Se supone que entre este mes de julio y el próximo agosto se van a dejar etiquetados todos los productos del almacén y en la primera quincena de septiembre el arco empezará a funcionar. Según la planificación del proyecto se prevé que, a principios del año que viene, se empiece con el calendario de implantación en el resto de las empresas. Hasta el primer semestre del año 2008 no creemos que toda la red quede soportada bajo el sistema, que es cuando realmente tendrá valor toda la inversión que ha hecho MBA calculada en general en cerca de 450.000 euros.
RFID Magazine - Dentro de la empresa cliente, ¿quién ha sido el principal impulsor del proyecto?
M.G - Fue el presidente del Grupo MBA, que es una persona con mucho sentido de la innovación y es quien marca en MBA esa pauta de movimiento. Desde el principio vio el rendimiento posible del proyecto y comprometió al staff. Jefes y especialistas del área de contabilidad, finanzas, logística, marketing y sistemas formaron parte de un grupo de trabajo liderados por el director de Logística de MBA que junto a los técnicos informáticos encargados del ERP integraron el equipo de trabajo que hizo el diseño de las necesidades y avaló la propuesta de solución que se le presentó en su día. Una vez que los requerimientos estuvieron definidos de forma general no se dudó en invertir en la prueba de concepto por ser el hito que permitiría o no el desarrollo del proyecto.
RFID Magazine - ¿El ROI ha sido un factor determinante?
M.G - Creo que ha sido más un tema cualitativo, aunque estoy seguro que en su día calcularon muy bien el retorno de una inversión como ésta. Pero una cosa es real, los productos tienen un valor suficientemente alto como para permitirse un coste añadido por unidad que distribuya los costes de toda la inversión en el tiempo.
En el caso de MBA, debido al valor de sus productos, es importante saber exactamente qué tienen, dónde y qué se ha utilizado en la mercancía en depósito en los hospitales.
Otros valores se refieren a la garantía de cumplimiento de lo que establece la ley sobre la trazabilidad, a la mejora de los procesos de expedición, al control más exhaustivo de la mercancía en depósito y como consecuencia al control estricto sobre las caducidades.
Cuando la trazabilidad está bien gestionada, el propio sistema logístico puede ayudar a mejorar los índices financieros de los puntos de ruptura de stock, el índice real de movimiento y rotación de los productos, etc. A parte, está la imagen de la empresa y lo que gana la compañía en servicios, precisión, innovación, etc. como ellos mismos dicen: MBA es diferente y creo que los clientes que la conocen deben pensar lo mismo.
RFID Magazine - ¿Qué retos han tenido que superar?
M.G - Uno importante fue encontrar el tag adecuado. No es lo mismo leer una prótesis de titanio que un pequeño tornillo. Cuando se hizo la prueba, todos los productos se leían pero no todos se leían con la misma frecuencia y en el mismo intervalo de tiempo. La solución permite clasificar los productos según la frecuencia de lectura obtenida y crear tres parametrizaciones del sistema (en cuanto a potencia de señal, tiempos de lectura, intentos de lectura, etc.) que se cargan automáticamente por el middleware en función del pedido que se va a leer. Adecuar los parámetros permitirá garantizar que exista el 100% de lecturas en los arcos.
La lógica del proyecto fue integrarnos lo más posible en los procedimientos organizativos e informáticos que ya tenía el cliente, tratar que los interfaces con el ERP fueran lo más simples posibles y que a efectos del usuario la introducción de la tecnología fuese transparente.
Desde el punto de vista del usuario que prepara los pedidos en el almacén central. Lo que él se está ahorrando es el hacer tantas lecturas de código de barras como productos tenía el albarán, después, que tenga que verificar la recepción ítem a ítem. Todo eso se hizo simplemente creando una comunicación válida con el ERP basándonos en un sistema de mensajería. De esta forma, la RFID no adoptó ninguna otra funcionalidad que no fuera la de darle al ERP lo que éste en cada momento requiere.
RFID Magazine - ¿Qué beneficios ha aportado el proyecto? ¿Cuáles han sido los más determinantes para la empresa?
M.G - Teniendo en cuenta lo comentado anteriormente, añadiría que lo que aporta la RFID son dos cosas. Una es que los datos necesarios para garantizar la trazabilidad se obtienen de manera automática y la segunda, que no hay necesidad de leer el producto uno a uno ni hay que tener visión directa con él. Imaginemos un pedido con 40 artículos, por las características del EAN que establece la sanidad, para cada producto habría que hacer dos lecturas de códigos de barras. Ahora cuando los productos pasen por el arco se habrán leído inmediatamente los 40 números de serie, lote y fecha de caducidad e inmediatamente el ERP puede validarlo con lo que se consigue mayor efectividad y seguridad.
Con esta tecnología se disminuye el tiempo invertido en el proceso de despacho. Esto en MBA es vital, porque cada día antes de las 6 de la tarde todos los pedidos tienen que estar listos en Gijón para ser recogidos. Esta tarea tiene su dosis de estrés y es muy fácil cometer un error involuntario. Un error puede significar que al día siguiente se tenga que suspender la cirugía a un paciente que ya está ingresado y que ha sido preparado para la misma, lo que sin duda genera un servicio deficiente.
RFID Magazine - ¿Qué empresas han colaborado?
M.G - IBM en la fase de la prueba de concepto, Intermec a la que se le ha adquirido toda la base tecnológica: lectores, antenas, lectores móviles etc., UPM Raflatac con los tag memory stick EPC Gen2 de 97x15mm y 512 bits de memoria; y Toshiba que hasta la fecha tiene la única impresora que nos ha garantizado que la distancia entre puntos negros de los tag sea de tan solo 20mm. En la prueba de concepto también se probaron equipos de Feig y con posterioridad en otras pruebas que se hicieron, se utilizó equipamiento de Alien Technology.
RFID Magazine - ¿Qué conclusión saca como empresa de todo el proyecto?
M.G - Esta oportunidad le ha servido a BC Biocon para posicionarse desde el punto de vista de la tecnología RFID en aplicaciones logísticas con el respaldo de determinados proveedores. Sin duda este proyecto ha generado algo de experiencia, pero ya aprendimos que cada proyecto de RFID es en si mismo peculiar y por tanto, aunque consideramos que tenemos cubierta prácticamente toda la gama de trabajo posible con esta tecnología, tratamos de seguir como pauta trabajar en lo que hoy en día puede hacer realmente la tecnología.
RFID Magazine - ¿Están trabajando en otros proyectos en el sector salud y en otras áreas?
M.G - Tenemos abiertos en estos momentos dos grandes campos. Hay dos proyectos, uno de ellos está vinculado con el arte. MBA tiene una colección de arte bastante importante, cerca de 1.000 obras. Estas obras se prestan o se trasladan para exposiciones con bastante frecuencia. Se ha colocado a cada una de las obras un tag RFID UHF. Ese tag mantiene un indicador único que da entrada a una base de datos donde esta el título de la obra, formato, autor, medidas, peso, imagen, etc. Cuando se prestan las obras, se controla su movimiento, la lista de embalaje y se genera la documentación de préstamo y traslado. El sistema facilita que al llegar a destino las obras, no se tenga que desembalar la colección para hacer la recepción y en el momento de la devolución o a su llegada a la bóveda, la verificación se realice también de manera automática.
La otra línea de trabajo son las aplicaciones de la RFID en el sector sanitario. Son aplicaciones que se basan mayoritariamente en el uso de la RFID activa porque según las experiencias que hemos tenido por las pruebas realizadas a nivel de laboratorio, es muy difícil que un sistema UHF sea capaz de leer, por ejemplo, a varios pacientes que se encuentren en una zona de espera de un servicio de urgencias por citar un caso, o que pasen por un arco convenientemente situado. Nosotros por ahora lo hemos descartado.
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